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Literatur- und
KulturVeranstaltungen |
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Leistungskatalog: Veranstaltungs-
konzeption und -organisation |
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Beratungsbüro für
Literatur- und
Kulturveranstaltungen
Peter Reifsteck
Schubertstr. 21
D-72800 Eningen
Fon (+49)07121/577750
Fax (+49)07121/577753
Mobil (+49)0171/2013566
eMail:
reifsteck@t-online.de
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1. Veranstaltungskonzeption
- Kundenbriefing: Informationen über Datum,
Zeit, Anlass, Dauer, Budget, Zielsetzung,
Zielgruppen, gewünschte Programminhalte
einholen
- Ausführliche Vorgespräche mit
Veranstaltern/Auftraggebern sowie örtlichen
Kultureinrichtungen und möglichen
Kooperationspartnern
- Vorgespräche mit externen Beratern:
Literaturinstitutionen, Autoren,
Autorenverbände, Journalisten, Verlage,
Fachverbände, IHK, Hochschulen
- Auswertung bisheriger Programme des
Auftragsgebers und der Mitbewerber:
Entwicklung eines eigenständigen
Programmprofils (UPS = Unique Selling
Proposition)
- Ideenfindung und Entwicklung eines
Grobkonzepts: Erarbeitung eines tragenden
Veranstaltungsthemas
- Feinkonzept: Entwicklung eines Tagesschemas
mit durchgängigen Veranstaltungsreihen
- Detaillierte Ausarbeitung von
Einzelveranstaltungen
- Organisatorische Grundlagen: Entwicklung von
Formularen, Standardbriefen, Checklisten,
Planungs- und Zeitrastern
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2. Autoren- und Künstlerrecherche /
Autoren- und Künstlerkontakt
- Kontakte zu Verlagen und Agenturen:
Anforderung von Materialien, Rezensionen,
Leseexemplaren, Hörproben
- Autorenauswahl
- Autorenkontakt: Einladung, Terminabstimmung,
inhaltliche Absprachen
- Honorarvereinbarung, Vertragsgestaltung,
Vertragsabschluss
- Autoren"pflege": Hotelbuchung,
Berücksichtigung besonderer Wünsche,
Korrespondenz
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3. Veranstaltungsorte
- Mehrfache Ortsbegehungen, um auch ungewöhn-
liche und bislang nicht genutzte
Veranstaltungsorte zu entdecken.
- Besichtigung "üblicher" Veranstaltungsorte.
Überprüfung auf Verfügbarkeit, Miete,
Veranstaltungstechnik
- Überprüfung ungewöhnlicher Orte auf
notwendige Genehmigungen, Akustik,
Technik, wetterbedingte Ausweich-
möglichkeiten
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4. Mitveranstalter / Kooperationspartner
- Kontakte zu möglichen Mitveranstaltern:
Buchhandel, Bibliotheken, Volkshochschule,
Museen, Galerien, Theater, Musikclubs, Kinos,
Stadtteilgruppen, freie Initiativen, Vereine,
Kirchen, Handel, Wirtschaft, etc.
- Zusammenarbeit mit Schulen und Kindergärten
- Koordinierung der beteiligten Mitveranstalter
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5. Kosten und Finanzierung
- Erstellung eines Kosten- und Finanzplans
- Laufende Kosten- und Finanzierungsüberwachung
- Einholung von Angeboten bei Zulieferern,
Auftragserteilung
- Beratung und Mitarbeit bei der Sponsorensuche:
Sponsoring durch Privatfirmen, Unterstützung
durch Institutionen, kostenlose
Veranstaltungsbeiträge durch öffentlich-
rechtlichen Rundfunk und örtliche
Kultureinrichtungen
- Honorarabrechung mit Autoren und Künstlern
- Schlussabrechnung für den Auftraggeber
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6. Presse- und Medienarbeit
- Aufbau eines regionalen und bundesweiten
Presseverteilers mit persönlichen
Ansprechpartnern, speziell abgestimmt auf das
Festival.
- Einbeziehung von regionaler Mantelzeitung
und Hörfunk als Medienpartner und Präsentator
des Festivals
- Persönliche Kontakte zu wichtigen Presse-
und Medienvertretern. Besondere Pflege der
regionalen Medien durch regelmäßige
Zwischenberichte.
- Bundesweite Pressearbeit für Tageszeitungen,
Publikumszeitschriften, Magazine,
Fachzeitschriften, Special-Interest-
Publikationen, Presseagenturen,
Freie Journalisten,
Rundfunk und Fernsehen
- Text und Gestaltung einer ausführlichen
Pressemappe
- Vorbereitung und Durchführung von
Pressekonferenzen
- Pressebeobachtung und -auswertung
- Dokumentation durch Pressespiegel
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7. Werbung und Werbemittel
- Entwicklung einer ersten Gestaltungsidee
- Briefing mehrerer Grafiker: Vorgespräche,
Kostenvoranschläge, Auswahl gemeinsam mit
Auftraggeber, Auftragserteilung,
Auftragsüberwachung
- Texterstellung für Programmheft und andere
Werbemedien
- Kostenvoranschläge Druck, Auftragserteilung,
Produktionsüberwachung
- Prospekt- und Plakatvertrieb
- Entwicklung und Produktion ergänzender
Werbemittel (z.B. Aufkleber, Anzeigen,
Transparente, T-Shirts, Tragetaschen,
Kinowerbung, etc)
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8. Weitere Marketingmaßnahmen
- Vermarktung des Festivals als touristisches
Angebot
- Speziell abgestimmte Pressearbeit für
Reisezeitschriften und Reiseredaktionen der
überregionalen Presse
- Gemeinsame Werbemaßnahmen mit den örtlichen
Touristikbüros: Angebot von Pauschal- und
Erlebnispaketen
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9. Ablauforganisation und Durchführung
des Festivals
- Erstellung eines detaillierten
Veranstaltungsablaufplans
- Letzte Überprüfung der Veranstaltungsorte
und - technik: Licht, Ton, Bestuhlung,
Dekoration, Ausstattung
- Ablaufbriefing: Abstimmung mit allen
Beteiligten (Auftraggeber, Kooperations-
partner, Techniker, Caterer, Künstler,
Moderator, Repräsentanten, Helfer)
- Personaleinteilung für alle Veranstaltungen
- Autoren- und Künstlerbetreuung vor und
während der Veranstaltung
- Pressebetreuung während der Veranstaltung
- Überwachung der Veranstaltungsdurchführung
- Begrüßung und Einführung bei einzelnen
Veranstaltungen
- Nachbereitung: Auswertung, Veranstaltungs-
kritik, Erfolgskontrolle
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