Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck
Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Literatur- und
KulturVeranstaltungen
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Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck Leistungskatalog: Veranstaltungs-
konzeption und -organisation
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Beratungsbüro für
Literatur- und
Kulturveranstaltungen
Peter Reifsteck
Grafeneck 10
D-72770 Reutlingen
Fon (+49)07121/577750
Fax (+49)07121/577753
Mobil (+49)0171/2013566
eMail:
reifsteck@t-online.de
Büro für Literatur-und KulturVeranstaltungen - Peter Reifsteck
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1. Veranstaltungskonzeption

- Kundenbriefing: Informationen über Datum,
  Zeit, Anlass, Dauer, Budget, Zielsetzung,
  Zielgruppen, gewünschte Programminhalte
  einholen

- Ausführliche Vorgespräche mit
  Veranstaltern/Auftraggebern sowie örtlichen
  Kultureinrichtungen und möglichen
  Kooperationspartnern

- Vorgespräche mit externen Beratern:
  Literaturinstitutionen, Autoren,
  Autorenverbände, Journalisten, Verlage,
  Fachverbände, IHK, Hochschulen

- Auswertung bisheriger Programme des
  Auftragsgebers und der Mitbewerber:
  Entwicklung eines eigenständigen
  Programmprofils (UPS = Unique Selling
  Proposition)

- Ideenfindung und Entwicklung eines
  Grobkonzepts: Erarbeitung eines tragenden
  Veranstaltungsthemas

- Feinkonzept: Entwicklung eines Tagesschemas
  mit durchgängigen Veranstaltungsreihen

- Detaillierte Ausarbeitung von
  Einzelveranstaltungen

- Organisatorische Grundlagen: Entwicklung von
  Formularen, Standardbriefen, Checklisten,
  Planungs- und Zeitrastern

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2. Autoren- und Künstlerrecherche /
   Autoren- und Künstlerkontakt

- Kontakte zu Verlagen und Agenturen:
  Anforderung von Materialien, Rezensionen,
  Leseexemplaren, Hörproben

- Autorenauswahl

- Autorenkontakt: Einladung, Terminabstimmung,
  inhaltliche Absprachen

- Honorarvereinbarung, Vertragsgestaltung,
  Vertragsabschluss

- Autoren"pflege": Hotelbuchung,
  Berücksichtigung besonderer Wünsche,
  Korrespondenz


3. Veranstaltungsorte

- Mehrfache Ortsbegehungen, um auch ungewöhn-
  liche und bislang nicht genutzte
  Veranstaltungsorte zu entdecken.

- Besichtigung "üblicher" Veranstaltungsorte.
  Überprüfung auf Verfügbarkeit, Miete,
  Veranstaltungstechnik

- Überprüfung ungewöhnlicher Orte auf
  notwendige Genehmigungen, Akustik,
  Technik, wetterbedingte Ausweich-
  möglichkeiten


4. Mitveranstalter / Kooperationspartner

- Kontakte zu möglichen Mitveranstaltern:
  Buchhandel, Bibliotheken, Volkshochschule,
  Museen, Galerien, Theater, Musikclubs, Kinos,
  Stadtteilgruppen, freie Initiativen, Vereine,
  Kirchen, Handel, Wirtschaft, etc.

- Zusammenarbeit mit Schulen und Kindergärten

- Koordinierung der beteiligten Mitveranstalter

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5. Kosten und Finanzierung

- Erstellung eines Kosten- und Finanzplans

- Laufende Kosten- und Finanzierungsüberwachung

- Einholung von Angeboten bei Zulieferern,
  Auftragserteilung

- Beratung und Mitarbeit bei der Sponsorensuche:
  Sponsoring durch Privatfirmen, Unterstützung
  durch Institutionen, kostenlose
  Veranstaltungsbeiträge durch öffentlich-
  rechtlichen Rundfunk und örtliche
  Kultureinrichtungen

- Honorarabrechung mit Autoren und Künstlern

- Schlussabrechnung für den Auftraggeber

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6. Presse- und Medienarbeit

- Aufbau eines regionalen und bundesweiten
  Presseverteilers mit persönlichen
  Ansprechpartnern, speziell abgestimmt auf das
  Festival.

- Einbeziehung von regionaler Mantelzeitung
  und Hörfunk als Medienpartner und Präsentator
  des Festivals

- Persönliche Kontakte zu wichtigen Presse-
  und Medienvertretern. Besondere Pflege der
  regionalen Medien durch regelmäßige
  Zwischenberichte.

- Bundesweite Pressearbeit für Tageszeitungen,
  Publikumszeitschriften, Magazine,
  Fachzeitschriften, Special-Interest-
  Publikationen, Presseagenturen,
  Freie Journalisten,
  Rundfunk und Fernsehen

- Text und Gestaltung einer ausführlichen
  Pressemappe

- Vorbereitung und Durchführung von
  Pressekonferenzen

- Pressebeobachtung und -auswertung

- Dokumentation durch Pressespiegel


7. Werbung und Werbemittel

- Entwicklung einer ersten Gestaltungsidee

- Briefing mehrerer Grafiker: Vorgespräche,
  Kostenvoranschläge, Auswahl gemeinsam mit
  Auftraggeber, Auftragserteilung,
  Auftragsüberwachung

- Texterstellung für Programmheft und andere
  Werbemedien

- Kostenvoranschläge Druck, Auftragserteilung,
  Produktionsüberwachung

- Prospekt- und Plakatvertrieb

- Entwicklung und Produktion ergänzender
  Werbemittel (z.B. Aufkleber, Anzeigen,
  Transparente, T-Shirts, Tragetaschen,
  Kinowerbung, etc)


8. Weitere Marketingmaßnahmen

- Vermarktung des Festivals als touristisches
  Angebot

- Speziell abgestimmte Pressearbeit für
  Reisezeitschriften und Reiseredaktionen der
  überregionalen Presse

- Gemeinsame Werbemaßnahmen mit den örtlichen
  Touristikbüros: Angebot von Pauschal- und
  Erlebnispaketen


9. Ablauforganisation und Durchführung
   des Festivals

- Erstellung eines detaillierten
  Veranstaltungsablaufplans

- Letzte Überprüfung der Veranstaltungsorte
  und - technik: Licht, Ton, Bestuhlung,
  Dekoration, Ausstattung

- Ablaufbriefing: Abstimmung mit allen
  Beteiligten (Auftraggeber, Kooperations-
  partner, Techniker, Caterer, Künstler,
  Moderator, Repräsentanten, Helfer)

- Personaleinteilung für alle Veranstaltungen

- Autoren- und Künstlerbetreuung vor und
  während der Veranstaltung

- Pressebetreuung während der Veranstaltung

- Überwachung der Veranstaltungsdurchführung

- Begrüßung und Einführung bei einzelnen
  Veranstaltungen

- Nachbereitung: Auswertung, Veranstaltungs-
  kritik, Erfolgskontrolle


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